В соответствии с законодательством РФ архивы в Российской Федерации формируются, ведутся и содержатся государственными организациями и учреждениями, а также коммерческими и некоммерческими организациями, индивидуальными предпринимателями, адвокатами и нотариусами. В жизни и деятельности это требуется даже простым гражданам.

Архивы формируются в бумажном виде и само формирование представляет собой довольно нудную и кропотливую работу. Для этих целей существует профессия архивариуса. Дальнейшая работа с такими архивами также процесс ёмкий и требующий дополнительный человеческий ресурс.

С приходом в нашу жизнь компьютерных технологий, все больше и больше архивов формируются в электронном виде. Для решения этих задач существует множество программ, а помощь по формированию архивов, трансформации документов из бумажного вида в электронный и перенос их в электронную базу, предлагают многие коммерческие организации. К сожалению, необходимо понимать, что отсканированный и помещенный в такую электронную базу документ не имеет никакой юридической силы и носит только информационный характер.

Для придания электронному документу юридической силы 21.12.2013 года были приняты изменения в Основы законодательства РФ о нотариате (№379-ФЗ), в соответствии со ст. 35 которых, нотариус совершает нотариальные действие по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, а также удостоверению равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу.

   Эта возможность позволяет помещать в электронные архивы документы, подписанный усиленной квалифицированной подписью нотариуса, в дальнейшем давая возможность работать с нотариальными электронными документами, а также иметь возможность в любой момент получить документ на бумажном носителе, обратившись к любому нотариусу на территории Российской Федерации. 

Появление таких нотариальных действий позволяет говорить о направленности государства на постепенный отказ от бумажного документооборота и постепенный переход к полному электронному документообороту.